Décret royal 723/2026 : ce qui change le 5 octobre, et ce qu'apportera la transparence salariale

Depuis le lundi 5 octobre, chaque contrat arrive avec ses petites lignes par écrit : salaire détaillé, formule de la part variable, temps de travail, horaires postés et algorithmes qui interviennent dans les décisions. Il s'agit d'une règle sur les conditions de travail, distincte de la directive européenne sur la transparence des rémunérations. Le délai de transposition de cette directive est échu, et elle tracera la voie des prochaines années.

Pendant près de trois décennies, les informations qu'une entreprise espagnole devait fournir à ses recrues tenaient dans un décret royal de 1998. Ce cadre est aujourd'hui dépassé. Le décret royal 723/2026 du 9 septembre, publié au Journal officiel espagnol (BOE) le 15, le remplace et entre en vigueur le lundi 5 octobre. Il transpose en droit espagnol la directive européenne 2019/1152 relative à des conditions de travail transparentes et prévisibles, et concerne toutes les entreprises employant des personnes pour plus de quatre semaines.

Lu rapidement, il ressemble à une formalité administrative de plus. Lu attentivement, il marque le début d'un changement de culture : la rémunération cesse d'être un sujet que l'on explique de vive voix et devient un sujet que l'on documente. Derrière lui arrive une autre norme, la directive européenne sur la transparence des rémunérations, qui poussera cette logique bien plus loin.

Ce qui change le lundi 5 octobre

L'entreprise doit remettre par écrit, avant que la personne commence à travailler, les informations essentielles de la relation de travail. Elle peut le faire dans le contrat lui-même ou dans un document séparé, sur papier ou sous forme électronique, à condition qu'il puisse être conservé et imprimé, et que sa remise puisse être prouvée. Les principaux blocs sont les suivants :

• Rémunération. Salaire de base et chaque complément séparément, la formule et les critères de toute part variable, la périodicité et le mode de paiement.
• Temps de travail. Durée journalière, hebdomadaire et annuelle, sa répartition, les horaires postés, la compensation des heures supplémentaires et les congés.
• Le poste. Fonctions, lieu de travail, période d'essai avec sa durée précise et, pour les contrats temporaires, le motif qui les justifie.
• Le cadre. Convention collective applicable, droit à la formation proposée par l'entreprise, plan d'égalité et protocole contre le harcèlement lorsqu'ils existent, et procédure et délais de préavis en cas de rupture.
• Les algorithmes. Si l'entreprise utilise des systèmes automatisés qui interviennent dans le temps de travail, la répartition des tâches, le salaire, la promotion ou le licenciement, elle doit informer de leur existence et de leurs paramètres, critères et règles de fonctionnement.

Toute modification ultérieure de ces conditions se communique également par écrit, au plus tard le jour de sa prise d'effet. Le 2 octobre, le service public de l'emploi espagnol (SEPE) a publié un modèle indicatif de document d'information qui facilite la mise en conformité.

Quelles informations une entreprise en Espagne doit-elle remettre par écrit depuis le 5 octobre 2026 ? Depuis cette date, et avant le premier jour de travail, l'entreprise doit remettre par écrit le salaire de base et chaque complément séparément, la formule de la part variable, le temps de travail et les horaires postés, les heures supplémentaires, la période d'essai, la convention collective applicable et l'existence d'algorithmes qui décident au sujet du personnel. La règle s'applique aux relations de travail de plus de quatre semaines.

Les salariés en poste peuvent aussi le demander

La norme s'abstient d'imposer un envoi massif à tout le personnel le même lundi. En contrepartie, elle reconnaît à ceux qui travaillent déjà dans l'entreprise le droit de demander ces informations, et l'entreprise dispose de 30 jours ouvrables pour les fournir. En pratique, la première demande peut arriver à tout moment, et il vaut mieux avoir le document prêt pour chaque poste, avec la ventilation salariale déjà en ordre.

Le manquement est qualifié d'infraction légère au regard de la loi espagnole sur les infractions et sanctions dans l'ordre social (LISOS), avec des amendes de 70 à 750 euros. Le montant compte moins que ce que révèle une inspection : une structure salariale que personne ne sait expliquer par écrit.

L'entreprise doit-elle fournir ces informations aux personnes embauchées avant le 5 octobre ? Seulement si elles le demandent. Le décret royal 723/2026 reconnaît aux salariés en poste le droit de demander les informations essentielles de leur relation de travail, et l'entreprise dispose de 30 jours ouvrables pour les remettre par écrit. Mieux vaut avoir le document prêt pour chaque poste avant la première demande.

Les algorithmes entrent dans le contrat

C'est la nouveauté la plus lourde de conséquences pour une PME qui commence à travailler avec l'intelligence artificielle. Un logiciel qui attribue les horaires, un système qui note les candidatures ou un outil qui calcule la part variable relèvent désormais de l'information écrite, avec leurs critères et leurs règles. Cela rejoint le règlement européen sur l'IA, qui classe à haut risque les systèmes utilisés pour le recrutement et la gestion des personnes et leur imposera des obligations complètes à partir du 2 décembre 2027. Dresser dès aujourd'hui l'inventaire de ces outils règle deux problèmes à la fois.

Ce qui vient ensuite : la directive européenne sur la transparence des rémunérations

La directive (UE) 2023/970 devait être transposée en droit espagnol au plus tard le 7 juin 2026. Ce délai est échu et la norme espagnole est toujours en cours d'élaboration : le gouvernement a soumis à consultation un projet de décret royal modifiant le décret royal 902/2020. Lorsqu'elle arrivera, ses principales obligations seront les suivantes :

• Informer les candidats de la rémunération initiale ou de sa fourchette avant l'entretien, et s'abstenir de les interroger sur leur salaire précédent.
• Mettre à la disposition du personnel les critères objectifs et neutres utilisés pour fixer les salaires et la progression de carrière. La directive permet d'exempter les entreprises de moins de 50 personnes de la partie relative à la progression.
• Répondre dans un délai maximal de deux mois à quiconque demande à connaître son niveau de rémunération et les niveaux moyens, ventilés par sexe, des personnes effectuant un travail de même valeur.
• Supprimer les clauses qui empêchent le personnel de parler de sa rémunération.
• Publier des rapports sur l'écart de rémunération : chaque année à partir du 7 juin 2027 pour les entreprises de 250 personnes ou plus, tous les trois ans à partir de la même date pour celles de 150 à 249, et tous les trois ans à partir du 7 juin 2031 pour celles de 100 à 149.
• Dans les entreprises tenues de publier ces rapports, lorsque l'écart moyen dans une catégorie atteint 5 % sans justification objective et persiste six mois sans correction, réaliser une évaluation conjointe des rémunérations avec les représentants du personnel.

Qu'exigera la directive européenne sur la transparence salariale des PME ? Elle demandera à toutes les entreprises d'indiquer la fourchette de salaire avant l'entretien, de cesser de demander le salaire précédent, de répondre en deux mois à quiconque demande à connaître les niveaux de rémunération et de supprimer les clauses de confidentialité salariale. Les rapports sur l'écart débutent en 2027 pour les entreprises de 150 personnes ou plus et en 2031 pour celles de 100 à 149.

Ce qui est déjà exigé aujourd'hui, et souvent oublié

La directive arrive sur un terrain que l'Espagne avait déjà commencé à réglementer. Depuis avril 2021, le décret royal 902/2020 oblige toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, à tenir un registre des rémunérations avec les moyennes et les médianes des salaires, compléments et avantages extra-salariaux, ventilées par sexe et par groupe professionnel ou poste. Dans les entreprises de 50 personnes ou plus, un écart de 25 % ou plus entre les sexes exige une justification écrite, et celles qui ont un plan d'égalité doivent inclure un audit des rémunérations. Beaucoup de PME respectent le plan d'égalité sur le papier et laissent leur registre des rémunérations sans mise à jour depuis des années.

Cinq décisions pour ce trimestre

1. Préparer le document d'information pour chaque poste, avec le modèle du SEPE comme référence, et revoir les modèles de contrat pour qu'ils soient complets dès le premier jour.
2. Mettre en ordre la structure salariale. Si un complément ou une part variable est difficile à expliquer par écrit, c'est le moment de le simplifier ou d'en fixer la formule.
3. Mettre à jour le registre des rémunérations et regarder l'écart avec les yeux de 2027, quand le seuil pertinent sera de 5 %.
4. Inventorier les algorithmes qui interviennent dans les décisions concernant les personnes, avec leurs critères, et décider qui répond de chacun.
5. Changer la façon de recruter : une fourchette de salaire connue avant l'entretien, et fin de la question sur le salaire précédent.

Un avantage pour ceux qui anticipent

La transparence des rémunérations est souvent présentée comme une charge réglementaire. Pour une PME qui dispute les talents à des entreprises plus grandes, elle peut jouer en sens inverse. Une structure salariale claire, explicable et cohérente attire des candidatures mieux informées, réduit les négociations opaques et entretient la confiance de ceux qui sont déjà là. Les entreprises qui mettent de l'ordre chez elles dès maintenant arriveront à la norme de transposition avec le travail fait, et avec un argument de plus pour retenir les meilleurs.

Judith Ruiz de Esquide Fernández est associée fondatrice de DO'IN TALENT, cabinet de direction des personnes basé à Madrid. Elle cumule 26 ans de direction des personnes et de direction générale : 16 ans de ressources humaines chez L'Oréal et Air France/KLM, 10 ans comme directrice générale de startups et de scaleups technologiques, 6 ans comme professeure de transformation digitale à l'IE Business School et 10 ans comme coach de dirigeants et conférencière en leadership. Licenciée en Droit et en Psychologie, PADE de l'IESE et formation aux conseils d'administration à l'ESADE. Fiche professionnelle complète.

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