Comment structurer l'entreprise pour exécuter un projet financé par des fonds européens

Bonne nouvelle, l'aide vous a été accordée. Le projet que vous avez présenté, avec ses jalons, son calendrier et son budget détaillé, est désormais approuvé. Il est temps de l'exécuter, de le justifier, et de démontrer à chaque jalon que l'argent a été utilisé exactement comme prévu.

Voici 4 points qu'il convient d'avoir résolus avant de commencer l'exécution.

1. Concevoir et mettre en place la nouvelle organisation

C'est, en fait, la première chose sur laquelle nous travaillons avec une équipe fondatrice via DO'IN Fund : avant de toucher à quoi que ce soit, il faut concevoir à quoi ressemblera l'organisation une fois le projet lancé. Il ne s'agit pas seulement d'ajouter des personnes à l'organigramme existant, mais de le repenser à la lumière de la nouvelle réalité du projet.

Cette conception comprend plusieurs éléments qu'il vaut mieux résoudre ensemble, et non un par un au fur et à mesure qu'ils se présentent :

• Le communiquer, tant en interne (pour que l'équipe actuelle comprenne ce qui change et pourquoi) qu'en externe si nécessaire (clients, fournisseurs, l'organisme financeur lui-même)
• Recruter les nouvelles personnes nécessaires, dans le bon ordre selon ce qui bloquerait le plus vite le reste de l'équipe
• Revoir et réécrire les processus existants, car un processus pensé pour la taille et le rythme d'avant tient rarement bon face au poids d'un nouveau projet financé

Procéder dans cet ordre, la conception d'abord et la mise en œuvre ensuite, évite le problème le plus courant : commencer à recruter et à réorganiser au fil de l'eau, sans avoir décidé au préalable à quoi doit ressembler l'ensemble.

2. Qui est responsable de chaque jalon

Les fonds européens et Next Generation s'accompagnent de quelque chose que les levées de fonds privées n'exigent pas toujours avec la même précision : un calendrier de jalons concrets, avec des dates et des livrables définis à l'avance. Chaque jalon a besoin d'une personne responsable, pas seulement d'une équipe qui « s'en occupe collectivement ».

Avant de démarrer, il vaut la peine de répondre à ceci :

• Qui est la personne responsable de chaque jalon du projet, nommément, et pas seulement un département ?
• Que se passe-t-il si cette personne est en congé ou quitte l'entreprise en cours de projet ? Existe-t-il une personne de secours qui connaît suffisamment le jalon pour prendre le relais ?

3. La traçabilité documentaire dès le premier jour

L'une des différences les plus importantes par rapport à une levée de fonds : ici, chaque dépense, chaque heure imputée, chaque livrable doit être justifié documentairement, généralement auprès d'un organisme public qui audite selon des critères stricts. Commencer à organiser cette documentation au jalon 3 ou 4, une fois le fil des premiers mois déjà perdu, coûte bien plus cher que de mettre en place le système de traçabilité dès le premier jour.

La question qui permet d'anticiper :

• Quel système allons-nous utiliser pour enregistrer les heures, les dépenses et les livrables afin de pouvoir tout justifier sans avoir à reconstituer la mémoire a posteriori ?

4. La cohabitation entre le projet financé et le reste de l'activité

Le projet financé ne remplace pas l'activité quotidienne, il cohabite avec elle. Il est facile que l'équipe qui exécute le projet ait le sentiment que ce travail est « ce qui compte » et que le reste de l'activité passe au second plan, ou l'inverse : que l'urgence commerciale de chaque semaine finisse par grignoter le temps qui devrait être consacré au projet.

La question clé ici :

• Quel pourcentage de dédicace réelle a chaque personne impliquée, et qui veille à ce que cette répartition se maintienne dans la durée, pas seulement au moment initial ?

Comment nous procédons chez DO'IN TALENT

Avec DO'IN Fund, nous menons ce même exercice minutieux lorsque l'origine est un crédit ou une subvention publique : nous concevons la nouvelle organisation, désignons des responsables par jalon, mettons en place le système de traçabilité documentaire et ajustons la dédicace réelle de l'équipe pour que le projet financé et l'activité quotidienne cohabitent sans que l'un ou l'autre n'en pâtisse.

Si vous venez d'obtenir une aide de fonds européens ou Next Generation et que vous n'avez pas encore cette structure en place, c'est le bon moment pour le faire, avant le premier jalon. Prévenez-nous et nous l'organisons avec vous.