Cómo estructurar la empresa para ejecutar un proyecto financiado con fondos europeos

Buenas noticias, os han concedido la ayuda. El proyecto que presentasteis, con sus hitos, su cronograma y su presupuesto detallado, ya está aprobado. Ahora toca ejecutarlo, justificarlo, y demostrar en cada hito que el dinero se ha usado tal como se dijo que se usaría.

Aquí van 4 puntos que conviene tener resueltos antes de empezar a ejecutar.

1. Diseñar e implementar la nueva organización

Esto es, de hecho, lo primero que trabajamos desde DO'IN Fund con un equipo fundador: antes de tocar nada, hay que diseñar cómo queda la organización una vez el proyecto está en marcha. No es solo sumar gente al organigrama que ya existía, es repensarlo con la nueva realidad del proyecto encima.

Ese diseño incluye varias piezas que conviene resolver juntas, no una a una según van surgiendo:

• Comunicarlo, tanto dentro (para que el equipo actual entienda qué cambia y por qué) como fuera si hace falta (clientes, proveedores, el propio organismo financiador)
• Reclutar a las nuevas personas que hagan falta, en el orden correcto según lo que bloquea antes al resto
• Revisar y reescribir los procesos que ya existían, porque un proceso pensado para el tamaño y el ritmo de antes rara vez aguanta bien el peso de un proyecto financiado nuevo

Hacerlo en este orden, diseño primero e implementación después, evita el problema más habitual: empezar a contratar y reorganizar sobre la marcha, sin haber decidido antes cómo tiene que quedar el conjunto.

2. Quién responde de cada hito

Los fondos europeos y los Next Generation vienen con algo que las rondas de inversión privada no siempre exigen con el mismo detalle: un cronograma de hitos concretos, con fechas y entregables definidos de antemano. Cada hito necesita a alguien que responda de él, no solo un equipo que "lo lleva entre todos".

Antes de arrancar, merece la pena responder a esto:

• ¿Quién es la persona responsable de cada hito del proyecto, con nombre y apellido, no solo un departamento?
• ¿Qué pasa si esa persona está de baja o sale de la empresa a mitad del proyecto? ¿Hay un segundo que conozca el hito lo suficiente para tomar el relevo?

3. La trazabilidad documental desde el primer día

Una de las diferencias más importantes frente a una ronda de inversión: aquí hay que justificar documentalmente cada gasto, cada hora imputada, cada entregable, normalmente ante un organismo público que audita con criterios estrictos. Empezar a organizar esa documentación desde el hito 3 o 4, cuando ya se ha perdido el hilo de los primeros meses, es mucho más costoso que montar el sistema de trazabilidad desde el día uno.

La pregunta que ayuda a adelantarse:

• ¿Qué sistema vamos a usar para registrar horas, gastos y entregables de forma que se pueda justificar todo sin tener que reconstruir la memoria a posteriori?

4. La convivencia entre el proyecto financiado y el resto del negocio

El proyecto financiado no sustituye al negocio del día a día, convive con él. Es fácil que el equipo que ejecuta el proyecto sienta que ese trabajo es "lo importante" y el resto de la operación quede en segundo plano, o al revés: que la urgencia comercial de cada semana acabe comiéndose el tiempo que debería dedicarse al proyecto.

La pregunta clave aquí:

• ¿Qué porcentaje de dedicación real tiene cada persona implicada, y quién vigila que ese reparto se mantenga a lo largo de los meses, no solo en la foto inicial?

Cómo lo hacemos en DO'IN TALENT

Con DO'IN Fund trabajamos este mismo ejercicio quirúrgico cuando el origen es un crédito o una subvención pública: diseñamos la nueva organización, definimos responsables por hito, montamos el sistema de trazabilidad documental, y ajustamos la dedicación real del equipo para que el proyecto financiado y el negocio del día a día convivan sin que ninguno de los dos se resienta.

Si acabáis de conseguir una ayuda de fondos europeos o Next Generation y todavía no tenéis esa estructura montada, es buen momento para hacerlo, antes del primer hito. Avísanos y lo organizamos contigo.